3. Scannen ist nur eine Hilfslösung für den Rest

1. Wie können Sie Belege vermeiden?

• Belegvermeidung geht vor Belegerzeugung. Wenn ein Beleg erst gar nicht entsteht, dann muss er nicht gedruckt, sortiert, abgeheftet, gemailt, gebucht, gezahlt und 10 Jahre archiviert werden. Organisieren Sie Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten (ich nenne sie Kunden) so, dass Sie möglichst viele Belege von vorneherein vermeiden. Stichwort: Müllvermeidung ist besser als Müllentsorgung.
• Sie können z. B. Tagesrechnungen zu Wochenrechnungen oder zu Monatsrechnungen zusammenfassen (Sammelrechnungen).
• Sie können Kleinstbeträge in Sammelrechnungen sammeln und nur monatlich abrechnen.
• Sie können feste Pauschalen vereinbaren, die als Dauervertrag laufen (wie z. B. Mieten, Leasingraten etc.)

2. Wie bekommen Sie Belege bereits digital von der Belegquelle?

• Fordern Sie Ihre eigenen Lieferanten/Vertragspartner und die Ihrer Kunden auf, dass Sie keine Rechnungen mehr manuell mit der Hand schreiben, die Weiterverarbeitung ist hierbei am teuersten.
• Fordern Sie Ihre eigenen Lieferanten/Vertragspartner und die Ihrer Kunden auf, dass Sie alle Rechnungen nur noch in digitaler Form erhalten, z.B. als pdf, ZUGFeRD, X-Rechnung etc. Also jeder Beleg sollte schon ab der Entstehung (Belegquelle) digital entstehen. Diese können dann im weiteren Prozess viel einfacher und einzeln verarbeitet werden, insbesondere beim Steuerberater. Nochmal: Fordern Sie von Ihren Kunden digitale Belege von Anfang an, da diese viel leichter und kostengünstiger zu verarbeiten und zu archivieren sind.
• Wenn die Lieferanten/Vertragspartner Rechnungen aus einer Software erzeugen, dann sollten sie über eine Schnittstelle in das Buchführungsprogramm des Steuerberaters eingelesen werden können.
• Wenn es keine Softwareschnittstelle gibt, dann lassen Sie sich die Rechnungen am besten mailen oder auch in ein Portal einstellen, aus dem Sie diese holen können wie z.B. bei Amazon.

3. Scannen ist nur eine Hilfslösung für den Rest

• Das Scannen ist meines Erachtens nur eine Hilfslösung für den letzten Rest an Papierbelegen. Das Scannen entfällt komplett, wenn die ersten beiden Punkte beim Kunden umgesetzt worden sind.
• Mein Rat: Konzentrieren Sie sich zusammen mit ihren Kunden auf die ersten beiden Punkte, und versuchen Sie möglichst wenig zu scannen.

Fazit:

• Wenn es das Ziel ist, den Pendelordner abzuschaffen, dann sind diese drei Tipps von sehr großer Bedeutung für die Steuerkanzlei und den Kunden, weil beide davon etwas haben und dabei kommt es am Schluss immer an.
• Digitalisierung und Automatisierung funktioniert immer nur dann, wenn Kunde und Kanzlei Vorteile daraus haben.