1. Was ist ein Notfallkoffer?
2. Wie erstellen Sie einen Notfallkoffer?
3. Was ist Ihr Nutzen?

1. Was ist ein Notfallkoffer?
In einem Notfallkoffer für die Kanzleileitung sind alle wesentlichen Handlungsanweisungen und Dokumente vorhanden, die in einem Notfall verwendet werden können. Ein Notfall ist, wenn die Kanzleileitung längere Zeit handlungsunfähig ausfällt oder sogar verstorben ist. Ziel des Koffers ist, dass der Praxisvertreter bzw. die Erben eines verstorbenen Kanzleiinhabers innerhalb von 2-3 Tagen volle Handlungsfähigkeit über die Kanzlei erlangen können. In der Praxis wird es meist kein Koffer, sondern ein Ordner sein. Er ist auch sinnvoll für den Lebensfall, er könnte auch „Ordner für’s Leben“ genannt werden.
Ohne einen Notfallkoffer kann die Kanzlei im Extremfall nach sehr kurzer Zeit handlungsunfähig werden bzw. in ernsthafte finanzielle Schwierigkeiten geraten. Hier geht es teilweise um ganz banale Dinge wie zum Beispiel Passwörter, Online Banking Zugang, Schlüsselverzeichnis etc.

2. Wie erstellen Sie einen Notfallkoffer?
Es werden Ordner mit Inhaltsverzeichnis angelegt, in denen alle wesentlichen Dokumente, Checklisten und Handlungsanweisungen enthalten sind. Diese Ordner müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Der Praxisvertreter und die Mitarbeiter müssen im Notfall genau Bescheid wissen, was zu tun ist, wer informiert werden muss und wo sich diese Ordner befinden. Um wirklich alle wichtigen Informationen zusammen zu tragen, muss das „Probesterben“ von der Kanzleileitung simuliert werden. Das ist sicher keine angenehme Simulation, sie wird aber Schwachstellen in einem Worst Case Szenario aufdecken. Stellen Sie sich hierzu die Frage: Wenn ich jetzt gestorben wäre, könnten meine Erben die Kanzlei erstmal weiter führen? Oder laufen dann gewisse Prozesse nicht mehr, weil ich das Wissen dazu nur im Kopf, aber nicht notiert habe?

3. Was ist Ihr Nutzen?
Im Notfall läuft die Kanzlei weiter, die Gehälter der Mitarbeiter werden weiter bezahlt, die Lastschrifteinzüge von den Kunden funktionieren, die Kunden haben kaum Nachteile und Verzögerungen zu befürchten. Ebenso kann der Praxisvertreter den Erben helfen, die Kanzlei zu verkaufen oder gegebenenfalls selbst zu übernehmen. Wenn der Notfallkoffer selbst angelegt wurde, muss dieser auch mind. 1x jährlich komplett aktualisiert und an die aktuelle Lebenssituation angepasst werden.
Im nächsten Schritt kann die Kanzleileitung überlegen, ob sie den „Notfallkoffer“ als Produkt ihren Kunden anbietet.

Herzliche Grüße
Patrik Luzius
Steuerberater · Digitalisierungscoach · Autor · Speaker