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Kategorie: Blog / Vlog

3 Tipps zum Notfallkoffer für Steuerkanzleien

In diesem KanzleiOptimierungsImpuls erhalten Sie die wichtigsten Impulse zu folgenden Themen:

1. Was ist ein Notfallkoffer?
2. Wie erstellen Sie einen Notfallkoffer?
3. Was ist Ihr Nutzen?

1. Was ist ein Notfallkoffer?
In einem Notfallkoffer für die Kanzleileitung sind alle wesentlichen Handlungsanweisungen und Dokumente vorhanden, die in einem Notfall verwendet werden können. Ein Notfall ist, wenn die Kanzleileitung längere Zeit handlungsunfähig ausfällt oder sogar verstorben ist. Ziel des Koffers ist, dass der Praxisvertreter bzw. die Erben eines verstorbenen Kanzleiinhabers innerhalb von 2-3 Tagen volle Handlungsfähigkeit über die Kanzlei erlangen können. In der Praxis wird es meist kein Koffer, sondern ein Ordner sein. Er ist auch sinnvoll für den Lebensfall, er könnte auch „Ordner für’s Leben“ genannt werden.
Ohne einen Notfallkoffer kann die Kanzlei im Extremfall nach sehr kurzer Zeit handlungsunfähig werden bzw. in ernsthafte finanzielle Schwierigkeiten geraten. Hier geht es teilweise um ganz banale Dinge wie zum Beispiel Passwörter, Online Banking Zugang, Schlüsselverzeichnis etc.

2. Wie erstellen Sie einen Notfallkoffer?
Es werden Ordner mit Inhaltsverzeichnis angelegt, in denen alle wesentlichen Dokumente, Checklisten und Handlungsanweisungen enthalten sind. Diese Ordner müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Der Praxisvertreter und die Mitarbeiter müssen im Notfall genau Bescheid wissen, was zu tun ist, wer informiert werden muss und wo sich diese Ordner befinden. Um wirklich alle wichtigen Informationen zusammen zu tragen, muss das „Probesterben“ von der Kanzleileitung simuliert werden. Das ist sicher keine angenehme Simulation, sie wird aber Schwachstellen in einem Worst Case Szenario aufdecken. Stellen Sie sich hierzu die Frage: Wenn ich jetzt gestorben wäre, könnten meine Erben die Kanzlei erstmal weiter führen? Oder laufen dann gewisse Prozesse nicht mehr, weil ich das Wissen dazu nur im Kopf, aber nicht notiert habe?

3. Was ist Ihr Nutzen?
Im Notfall läuft die Kanzlei weiter, die Gehälter der Mitarbeiter werden weiter bezahlt, die Lastschrifteinzüge von den Kunden funktionieren, die Kunden haben kaum Nachteile und Verzögerungen zu befürchten. Ebenso kann der Praxisvertreter den Erben helfen, die Kanzlei zu verkaufen oder gegebenenfalls selbst zu übernehmen. Wenn der Notfallkoffer selbst angelegt wurde, muss dieser auch mind. 1x jährlich komplett aktualisiert und an die aktuelle Lebenssituation angepasst werden.
Im nächsten Schritt kann die Kanzleileitung überlegen, ob sie den „Notfallkoffer“ als Produkt ihren Kunden anbietet.

PS.: In meinem Buch „Die erfolgreiche Steuerkanzlei – 40 Erfolgsimpulse für Steuerberater“ https://patrikluzius.com/buecher/ können Sie ein Kapitel dazu lesen. Sie können es direkt beim Schäffer-Poeschel-Verlag oder bei Amazon bestellen, wenn Sie mögen.

3 Tipps zur Digitalisierung in der FIBU

In diesem KanzleiOptimierungsImpuls (KOI) erhalten Sie die wichtigsten Impulse zu folgenden Themen:

1. Wie können Sie Belege vermeiden?
2. Wie bekommen Sie Belege bereits digital von der Belegquelle?
3. Scannen ist nur eine Hilfslösung für den Rest

1. Wie können Sie Belege vermeiden?

• Belegvermeidung geht vor Belegerzeugung. Wenn ein Beleg erst gar nicht entsteht, dann muss er nicht gedruckt, sortiert, abgeheftet, gemailt, gebucht, gezahlt und 10 Jahre archiviert werden. Organisieren Sie Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten (ich nenne sie Kunden) so, dass Sie möglichst viele Belege von vorneherein vermeiden. Stichwort: Müllvermeidung ist besser als Müllentsorgung.
• Sie können z. B. Tagesrechnungen zu Wochenrechnungen oder zu Monatsrechnungen zusammenfassen (Sammelrechnungen).
• Sie können Kleinstbeträge in Sammelrechnungen sammeln und nur monatlich abrechnen.
• Sie können feste Pauschalen vereinbaren, die als Dauervertrag laufen (wie z. B. Mieten, Leasingraten etc.)

2. Wie bekommen Sie Belege bereits digital von der Belegquelle?

• Fordern Sie Ihre eigenen Lieferanten/Vertragspartner und die Ihrer Kunden auf, dass Sie keine Rechnungen mehr manuell mit der Hand schreiben, die Weiterverarbeitung ist hierbei am teuersten.
• Fordern Sie Ihre eigenen Lieferanten/Vertragspartner und die Ihrer Kunden auf, dass Sie alle Rechnungen nur noch in digitaler Form erhalten, z. B. als pdf, ZUGFeRD, X-Rechnung etc. Also jeder Beleg sollte schon ab der Entstehung (Belegquelle) digital entstehen. Diese können dann im weiteren Prozess viel einfacher und einzeln verarbeitet werden, insbesondere beim Steuerberater. Nochmal: Fordern Sie von Ihren Kunden digitale Belege von Anfang an, da diese viel leichter und kostengünstiger zu verarbeiten und zu archivieren sind.
• Wenn die Lieferanten/Vertragspartner Rechnungen aus einer Software erzeugen, dann sollten sie über eine Schnittstelle in das Buchführungsprogramm des Steuerberaters eingelesen werden können.
• Wenn es keine Softwareschnittstelle gibt, dann lassen Sie sich die Rechnungen am besten mailen oder auch in ein Portal einstellen, aus dem Sie diese holen können wie z.B. bei Amazon.

3. Scannen ist nur eine Hilfslösung für den Rest

• Das Scannen ist meines Erachtens nur eine Hilfslösung für den letzten Rest an Papierbelegen. Das Scannen entfällt komplett, wenn die ersten beiden Punkte beim Kunden umgesetzt worden sind.
• Mein Rat: Konzentrieren Sie sich zusammen mit ihren Kunden auf die ersten beiden Punkte, und versuchen Sie möglichst wenig zu scannen.

Fazit:

• Wenn es das Ziel ist, den Pendelordner abzuschaffen, dann sind diese drei Tipps von sehr großer Bedeutung für die Steuerkanzlei und den Kunden, weil beide davon etwas haben und dabei kommt es am Schluss immer an.
• Digitalisierung und Automatisierung funktioniert immer nur dann, wenn Kunde und Kanzlei Vorteile daraus haben.

Weitere Unterstützungsangebote für Sie:

• Das kostenfreie Webinar „Die 5 Methoden, die Ihren Kanzleibetrieb vereinfachen und erheblich Zeit sparen“: https://patrikluzius.com/webinar/

• Das Seminar in den Räumen der Steuerkanzlei Luzius: https://patrikluzius.com/seminare/

• Das Buch „Die erfolgreiche Steuerkanzlei – 40 Erfolgsimpulse für Steuerberater“: https://patrikluzius.com/buecher/

Herzlichen Dank fürs Lesen. Ich wünsche Ihnen ganz viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung! Setzen Sie möglichst viel schon in der nächsten Woche um! Es lohnt sich! Und denken Sie immer daran:

Weniger Worte, mehr Transporte!
Ihr Patrik Luzius