Autor: Patrik Luzius

9 Schritte zum aufgeräumten Schreibtisch

Hallo aus Mainz,

hier ist Ihr Steuerberater-Kollege Patrik Luzius.

In diesem KanzleiOptimierungsImpuls erhalten Sie die 9 Schritte, die Sie zum dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch führen können:

Kennen Sie das vielleicht? Berge von Papier auf Ihrem Schreibtisch, Ablagetürme, ungelesene Fachliteratur und keinen freien Ablageplatz mehr in Ihrem Büro? Was macht das mit Ihnen? Führen Sie sich leicht oder schwer? Gibt es Ihnen Kraft oder raubt es Ihnen Energie?

Weniger Worte – Mehr Transporte ist unser Leitspruch. Deshalb komme ich gleich zum Punkt. Hier erhalten Sie 10 Schritte zum leeren Schreibtisch, so wie unsere Akademie-Mitglieder es im KanzleiOptimierungsProgramm umsetzen:
 

1. Termin in Kalender eintragen: 1 ganzen Tag zum Aufräumen einplanen

2. Räumen Sie alle Papiere, Dokumente, Vorgänge raus aus:
• Schreibtisch 
• Schränken
• Regalen
• Aktentaschen
• Schubladen
• Fensterbrett
• Boden 
und legen alles auf einen Stapel sichtbar auf den Tisch. Das sind beispielsweise:
• Unerledigte Ablage
• Angefangene Projekte
• Ungelesene Fachliteratur
• Anfragen
• Prospekte
• Kataloge
• Notizzettel
• Alles, was sich im Laufe der Zeit angesammelt hat
 
3. Richten Sie 4 Ablagekörbe ein und stapeln Sie wie folgt übereinander:
• Ablagekorb 1: ganz oben: Aktuelle Woche
• Ablagekorb 2: 2. von oben: Nächste Woche
• Ablagekorb 3: 2. von unten: Warten
• Ablagekorb 4: ganz unten: Rest
 
4. Rufen Sie das Sekretariat dazu und räumen sie zusammen auf. Ordnen Sie alle Papiere und Dokumente je Vorgang in 1 Klarsichthülle und legen Sie diese wie folgt in die Ablagekörbe:
• Ablagekorb 1: Aktuelle Woche: wichtig + dringend (MUSS in dieser Woche erledigt werden)
• Ablagekorb 2: Nächste Woche: wichtig + nicht dringend (MUSS erst in der nächsten Woche erledigt werden)
• Ablagekorb 3: Warten: zurzeit erledigte Vorgänge, die aber noch überwacht werden müssen, bevor sie archiviert werden (Warten auf den Rücklauf)
• Ablagekorb 4: Rest: Dauerunterlagen, die immer wieder zum Arbeiten benötigt werden wie z.B. Kontenrahmen etc.
 
5. Alles, was erledigt ist oder nicht wieder benötigt wird, werfen Sie in den Schredder. 
 
6. Alles, was Sie nicht selbst erledigen MÜSSEN, delegieren Sie auf Ihre Mitarbeiter, LASSEN SIE ARBEITEN!
 
7. Nach der großen Aufräumaktion dürfen zukünftig alle Papiere, Dokumente, Vorgänge nur noch in das oben genannte System integriert werden. Es darf keine Unordnung mehr aufkommen. 
 
8. Leeren Sie JEDEN TAG den Posteingang in Ihrem Mailprogramm durch Ablage aller Mails in der DMS bzw. Ablagesystem der Kanzlei (Archivierung). Nach der Archivierung werden alle Mails im Posteingang gelöscht. Am Ende der Aufräumaktion muss der Posteingang komplett leer sein.
 
9. Nach der großen Aufräumaktion müssen zukünftig alle Posteingänge JEDEN TAG bereinigt werden und die Dokumente in einem anderen Archiv archiviert werden.
 

Was ist Ihr Nutzen der neuen Ordnung?
 
Ihre unbewusste Bindung an die nun aufgeräumten Dokumente wird durch die Aufräumaktion gelöst, Sie atmen befreit auf und fühlen sich besser und leichter. Sie haben Ordnung und sind ein Klasse Vorbild für Ihre Mitarbeiter, die ebenfalls das oben beschriebene Ordnungssystem übernehmen sollten. 

Probieren Sie es selbst aus, es funktioniert. 

Herzlichen Dank und viel Freude für Sie und Ihren Schreibtisch 🙂 

Herzliche Grüße 
Patrik Luzius 
Steuerberater · Steuerkanzleicoach 

Mehr zur Steuerkanzleioptimierung finden Sie hier: https://patrikluzius.com/kop/ 

3 Tipps zur Homepage einer Steuerkanzlei

3 Tipps zur automatischen Kundengewinnung

Hallo aus Mainz,

hier ist Ihr Steuerberater-Kollege Patrik Luzius.

In diesem KanzleiOptimierungsImpuls erhalten Sie 3 wichtige Impulse zur automatischen Mandantengewinnung:

1. Homepage: Die Kanzleileitung dreht persönlich Sie ein 1-Minuten-Video und setzt es auf die Startseite der Kanzleihomepage. Nach dem Motto “Der/Die ChefIn spricht persönlich.” So wie Claus Hipp, der Jahrzehnte lang Babynahrung verkaufte und immer höchstpersönlich zu seinen Kunden sprach “…und dafür stehe ich mit meinem Namen.” Das erzeugt bei Neukunden Vertrauen in Ihre Kanzlei.

2. Social Media: Legen Sie Social Media Profile bei Facebook, Linked In und Instagram an. Definieren Sie schriftlich Ihre ideale Zielgruppe und veröffentlichen Sie regelmäßig 2 bis 3x pro Woche einen kleinen Beitrag für Ihre Zielgruppe. Verlinken Sie aus allen Profilen wieder auf Ihre Homepage und umgekehrt.

3. Text in Social Media Beiträgen: Schreiben Sie die Texte aus der Sicht der potenziellen Neumandanten und was sie alles in Ihrer Kanzlei erhalten. Die Kanzlei bewirbt sich sozusagen bei Neumandanten.

Wenn diese 3 Punkte umgesetzt sind, dann erhalten Sie automatisch neue Mandanten und auch die richtigen für Ihre Kanzlei.

Sie erhalten alles Rund die Mandantengewinnung ausführlich in mehreren Videos im KanzleiOptimierungsProgramm (KOP) gezeigt. 

3 Tipps zur Mitarbeitergewinnung

Hallo aus Mainz,

hier ist Ihr Steuerberater-Kollege Patrik Luzius.

In diesem KanzleiOptimierungsImpuls erhalten Sie 3 wichtige Impulse zur Mitarbeitergewinnung:

1. Homepage: Legen Sie eine Unterseite namens “Jobs” oder “Karriere” auf Ihrer Homepage an und stellen Ihre Dauerstellenangebote dort ein. Suchen Sie permanent nach Mitarbeitern, auch wenn Sie gerade keine benötigen. Schreiben Sie 25 Gründe in die Stellenangebote, warum sich Mitarbeiter bei Ihnen bewerben sollten.

2. Social Media: Verlinken Sie diese Unterseite mit allen Ihren Social Media Profilen bei Facebook, Xing und Instagram. Geben Sie zusätzlich Ihre Stellenangebote kostenlos zur Bundesagentur für Arbeit und verlinken ebenfalls auf Ihre Unterseite.

3. Text in Stellenangeboten: Schreiben Sie die Stellenangebote aus der Sicht der potenziellen Mitarbeiter und was sie alles in Ihrer Kanzlei erhalten, nicht was die Kanzlei verlangt. Die Kanzlei bewirbt sich heutzutage bei Mitarbeitern, nicht umgekehrt.

Sie erhalten alles Rund die Mitarbeitergewinnung ausführlich in mehreren Videos im KanzleiOptimierungsProgramm (KOP) gezeigt. 

3 Tipps zum Notfallkoffer für Steuerkanzleien

Hallo aus Mainz,

hier ist Ihr Steuerberater-Kollege Patrik Luzius.

In diesem KanzleiOptimierungsImpuls erhalten Sie 3 wichtige Impulse zu folgenden Themen:

1. Was ist ein Notfallkoffer?
2. Wie erstellen Sie einen Notfallkoffer?
3. Was ist Ihr Nutzen?

1. Was ist ein Notfallkoffer?
In einem Notfallkoffer für die Kanzleileitung sind alle wesentlichen Handlungsanweisungen und Dokumente vorhanden, die in einem Notfall verwendet werden können. Ein Notfall ist, wenn die Kanzleileitung längere Zeit handlungsunfähig ausfällt oder sogar verstorben ist. Ziel des Koffers ist, dass der Praxisvertreter bzw. die Erben eines verstorbenen Kanzleiinhabers innerhalb von 2-3 Tagen volle Handlungsfähigkeit über die Kanzlei erlangen können. In der Praxis wird es meist kein Koffer, sondern ein Ordner sein. Er ist auch sinnvoll für den Lebensfall, er könnte auch „Ordner für’s Leben“ genannt werden.
Ohne einen Notfallkoffer kann die Kanzlei im Extremfall nach sehr kurzer Zeit handlungsunfähig werden bzw. in ernsthafte finanzielle Schwierigkeiten geraten. Hier geht es teilweise um ganz banale Dinge wie zum Beispiel Passwörter, Online Banking Zugang, Schlüsselverzeichnis etc.

2. Wie erstellen Sie einen Notfallkoffer?
Es werden Ordner mit Inhaltsverzeichnis angelegt, in denen alle wesentlichen Dokumente, Checklisten und Handlungsanweisungen enthalten sind. Diese Ordner müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Der Praxisvertreter und die Mitarbeiter müssen im Notfall genau Bescheid wissen, was zu tun ist, wer informiert werden muss und wo sich diese Ordner befinden. Um wirklich alle wichtigen Informationen zusammen zu tragen, muss das „Probesterben“ von der Kanzleileitung simuliert werden. Das ist sicher keine angenehme Simulation, sie wird aber Schwachstellen in einem Worst Case Szenario aufdecken. Stellen Sie sich hierzu die Frage: Wenn ich jetzt gestorben wäre, könnten meine Erben die Kanzlei erstmal weiter führen? Oder laufen dann gewisse Prozesse nicht mehr, weil ich das Wissen dazu nur im Kopf, aber nicht notiert habe?

3. Was ist Ihr Nutzen?
Im Notfall läuft die Kanzlei weiter, die Gehälter der Mitarbeiter werden weiter bezahlt, die Lastschrifteinzüge von den Kunden funktionieren, die Kunden haben kaum Nachteile und Verzögerungen zu befürchten. Ebenso kann der Praxisvertreter den Erben helfen, die Kanzlei zu verkaufen oder gegebenenfalls selbst zu übernehmen. Wenn der Notfallkoffer selbst angelegt wurde, muss dieser auch mind. 1x jährlich komplett aktualisiert und an die aktuelle Lebenssituation angepasst werden.
Im nächsten Schritt kann die Kanzleileitung überlegen, ob sie den „Notfallkoffer“ als Produkt ihren Kunden anbietet.

3 Tipps zur Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung

Hallo aus Mainz,

hier ist Ihr Steuerberater-Kollege Patrik Luzius.

In diesem KanzleiOptimierungsImpuls erhalten Sie 3 wichtige Impulse zu folgenden Themen:

1. Wie können Sie Belege vermeiden?

2. Wie bekommen Sie Belege bereits digital von der Belegquelle?

3. Scannen ist nur eine Hilfslösung für den Rest

1. Wie können Sie Belege vermeiden?

• Belegvermeidung geht vor Belegerzeugung. Wenn ein Beleg erst gar nicht entsteht, dann muss er nicht gedruckt, sortiert, abgeheftet, gemailt, gebucht, gezahlt und 10 Jahre archiviert werden. Organisieren Sie Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten (ich nenne sie Kunden) so, dass Sie möglichst viele Belege von vorneherein vermeiden. Stichwort: Müllvermeidung ist besser als Müllentsorgung.
• Sie können z. B. Tagesrechnungen zu Wochenrechnungen oder zu Monatsrechnungen zusammenfassen (Sammelrechnungen).
• Sie können Kleinstbeträge in Sammelrechnungen sammeln und nur monatlich abrechnen.
• Sie können feste Pauschalen vereinbaren, die als Dauervertrag laufen (wie z. B. Mieten, Leasingraten etc.)

2. Wie bekommen Sie Belege bereits digital von der Belegquelle?

• Fordern Sie Ihre eigenen Lieferanten/Vertragspartner und die Ihrer Kunden auf, dass Sie keine Rechnungen mehr manuell mit der Hand schreiben, die Weiterverarbeitung ist hierbei am teuersten.
• Fordern Sie Ihre eigenen Lieferanten/Vertragspartner und die Ihrer Kunden auf, dass Sie alle Rechnungen nur noch in digitaler Form erhalten, z.B. als pdf, ZUGFeRD, X-Rechnung etc. Also jeder Beleg sollte schon ab der Entstehung (Belegquelle) digital entstehen. Diese können dann im weiteren Prozess viel einfacher und einzeln verarbeitet werden, insbesondere beim Steuerberater. Nochmal: Fordern Sie von Ihren Kunden digitale Belege von Anfang an, da diese viel leichter und kostengünstiger zu verarbeiten und zu archivieren sind.
• Wenn die Lieferanten/Vertragspartner Rechnungen aus einer Software erzeugen, dann sollten sie über eine Schnittstelle in das Buchführungsprogramm des Steuerberaters eingelesen werden können.
• Wenn es keine Softwareschnittstelle gibt, dann lassen Sie sich die Rechnungen am besten mailen oder auch in ein Portal einstellen, aus dem Sie diese holen können wie z.B. bei Amazon.

3. Scannen ist nur eine Hilfslösung für den Rest

• Das Scannen ist meines Erachtens nur eine Hilfslösung für den letzten Rest an Papierbelegen. Das Scannen entfällt komplett, wenn die ersten beiden Punkte beim Kunden umgesetzt worden sind.
• Mein Rat: Konzentrieren Sie sich zusammen mit ihren Kunden auf die ersten beiden Punkte, und versuchen Sie möglichst wenig zu scannen.

Fazit:

• Wenn es das Ziel ist, den Pendelordner abzuschaffen, dann sind diese drei Tipps von sehr großer Bedeutung für die Steuerkanzlei und den Kunden, weil beide davon etwas haben und dabei kommt es am Schluss immer an.
• Digitalisierung und Automatisierung funktioniert immer nur dann, wenn Kunde und Kanzlei Vorteile daraus haben.

Herzliche Grüße

Über Patrik Luzius

Patrik Luzius ist Steuerberater, Bewusstseins-Berater, Kausaltrainer nach Kurt Tepperwein, Transformationstherapeut nach Robert Betz, Dipl. Betriebswirt (FH), Buchautor mehrerer Bücher und Redner.

 

Rechtliches & Nützliches

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